Passer de Redtail à WealthY

Comment un livre d'affaires Redtail entre dans WealthY à partir de trois exportations CSV, avec la carte des champs et ce qui reste derrière.

Redtail n'offre pas d'API publique en lecture pour laquelle une firme pourrait nous remettre une clé. Un livre Redtail entre donc dans WealthY par les exportations que Redtail vous donne déjà : Contacts, Notes et Activités. Déposez les trois fichiers ensemble. WealthY reconnaît chacun par ses colonnes, les lit comme un seul livre, vous montre chaque correspondance avant d'écrire quoi que ce soit, et garde une annulation pour le lot.

Ce qu'il vous faut

Un accès Redtail qui peut lancer des exportations.
Un accès WealthY de propriétaire de firme.
Les trois fichiers CSV. Les contacts seuls suffisent pour commencer ; les notes et les activités apportent l'historique.

Exporter depuis Redtail

Dans Redtail, ouvrez Contacts, sélectionnez tout et choisissez Export. Gardez toutes les colonnes ; WealthY décide quoi faire de chacune et vous le montre.
Exportez Notes et Activities de la même façon, dans leurs propres fichiers.
Laissez les documents et les courriels joints là où ils sont (voir ce qui n'est pas importé, plus bas).

Importer

Dans WealthY, ouvrez Opérations > Données et choisissez Redtail. Pendant l'inscription en libre-service, c'est l'écran 3, Importer vos données.
Déposez les fichiers, ensemble ou un à la fois. Chacun est reconnu par ses colonnes ; un fichier que WealthY ne sait pas placer est nommé pour que vous puissiez le vérifier.
Révisez. Le champ WealthY est imprimé à côté de chaque colonne Redtail sur les premières lignes, sur vos propres données. Les noms de colonnes d'une exportation Redtail ont changé au fil des ans ; la reconnaissance est donc tolérante, et l'écran de révision est l'endroit où vous la confirmez.
- Chaque personne est marquée client ou prospect. Changez n'importe quelle ligne.
- Chaque dossier reçoit un conseiller : le propriétaire Redtail quand il correspond à l'un de vos conseillers, sinon le conseiller que vous choisissez, vous par défaut.
- Une colonne que personne n'a reconnue est gardée dans une note d'importation datée sur le dossier, jamais perdue.
Validez. L'importation écrit par petits lots et reprend si l'onglet se ferme. Annuler retire exactement ce que le lot a créé.

Les notes s'attachent au contact sur lequel elles ont été écrites, avec leur date et leur auteur d'origine. Les activités (appels, réunions, courriels consignés dans Redtail) deviennent des entrées d'historique sur le dossier.

Carte des champs et ce qui n'est pas importé

Chaque colonne Redtail que WealthY lit, où elle atterrit quand la personne est un client et quand elle est un prospect, et la conversion appliquée. Puis ce qui n'est volontairement pas importé, et pourquoi.

66 champs reconnus, dont 26 gardés comme notes au dossier, et 5 volontairement non importés. Basé sur le format d'exportation de la source. Les noms de colonnes sont reconnus avec tolérance et chaque correspondance s'affiche à l'écran de révision avant toute écriture. Ce tableau est généré à partir du code d'import à chaque déploiement ; les noms de champs et les remarques y sont tels que le code les écrit, en anglais.

Export Contacts, Notes and Activities from Redtail as CSV and drop the files together. Each file is recognized by its columns.

Champs du contact (48)

Champ dans la source	Atterrit dans WealthY	Si la personne est un prospect	Conversion appliquée
ClientID / Contact ID	`crm_import_links.external_id`	idem	the Redtail id, so a repeat import matches instead of duplicating
Type	`import record type`	idem	Individual becomes a person record; Business, Trust, Union, Association and Estate become organization records
Salutation	gardé comme note au dossier	idem	as written
First Name	`clients.first_name`	`prospects.full_name (first part)`	trimmed
Middle Name	gardé comme note au dossier	idem	kept as written in the import note
Last Name	`clients.last_name`	`prospects.full_name (last part)`	trimmed
Suffix	gardé comme note au dossier	idem	kept as written in the import note
Nickname	gardé comme note au dossier	idem	as written
Gender	gardé comme note au dossier	idem	as written
Date of Birth / DOB	`clients.date_of_birth`	gardé comme note au dossier	any common date format to YYYY-MM-DD
Marital Status	gardé comme note au dossier	idem	as written
Category	`clients.lifecycle_stage`	gardé comme note au dossier	Redtail's Category is the stage: Client, Prospect, Former Client and your own values
Status	gardé comme note au dossier	idem	Active / Inactive / Deceased kept as a note
Source	`firm_custom_fields + client_custom_field_values ("Contact source")`	`prospects.source`	as written
Writing Advisor	gardé comme note au dossier	idem	kept as written in the import note
Family Name / Household	`households.name + clients.household_id`	`prospects.household`	one household per distinct name or source household id
Email Address / Email	`clients.email`	`prospects.email`	lowercased and trimmed; the primary address when the source has several
Email 2 / Alternate Email	gardé comme note au dossier	idem	first additional address
Home Phone	`clients.phone`	`prospects.phone`	as written; the primary number when the source has several
Work Phone	`clients.phone`	`prospects.phone`	used when Home Phone is blank; else kept in the note
Mobile Phone / Cell Phone	`clients.phone when phone is blank, else note`	`prospects.phone when phone is blank, else note`	as written
Fax	gardé comme note au dossier	idem	kept as written in the import note
Address 1 / Address	`clients.address`	`prospects.address_line1`	line 1; clients.address is the one-line address: line 1, line 2, postal code
Address 2	`clients.address`	`prospects.address_line2`	line 2 appended
City	`clients.city`	`prospects.city`	trimmed
State / Province	`clients.province`	`prospects.province`	as written (ON, Ontario, NY all kept)
Zip / Postal Code	`clients.address`	`prospects.postal_code`	appended to the one-line address
Country	gardé comme note au dossier	`prospects.country`	as written; CA when blank for prospects
Date Created	`clients.created_at`	`prospects.created_at`	the original date
Employer	gardé comme note au dossier	`prospects.company_name`	as written
Occupation / Job Title	gardé comme note au dossier	`prospects.title`	as written
Referred By	`clients.referred_by_name`	`prospects.referred_by_name`	as written
Keywords / Tags	`firm_custom_fields + client_custom_field_values ("Tags")`	`prospects.tags`	comma or semicolon list; prospects get an array
Client Since	gardé comme note au dossier	idem	kept as written in the import note
Date of Death	gardé comme note au dossier	idem	kept as a note; the review screen flags the record
Website	gardé comme note au dossier	idem	as written
Birth Place	gardé comme note au dossier	idem	kept as written in the import note
Citizenship	gardé comme note au dossier	idem	kept as written in the import note
Spouse	gardé comme note au dossier	idem	as written
Anniversary	gardé comme note au dossier	idem	kept as written in the import note
Retirement Date	gardé comme note au dossier	idem	kept as written in the import note
Risk Tolerance	`clients.risk_profile`	gardé comme note au dossier	as written
Time Horizon	gardé comme note au dossier	idem	kept as written in the import note
Investment Objective	gardé comme note au dossier	idem	kept as written in the import note
Net Worth	gardé comme note au dossier	`prospects.estimated_aum when numeric`	digits kept when it parses as a number
Annual Income	gardé comme note au dossier	idem	as written
Notes / Comments	`advisor_notes.content`	`prospect_notes.content`	one note, dated at import
any other column	gardé comme note au dossier	idem	kept as "Column: value" in one import note per contact

Ménages (1)

Champ dans la source	Atterrit dans WealthY	Conversion appliquée
Head of Household	`households.primary_client_id`	the member marked head becomes the primary contact

Notes (6)

Champ dans la source	Atterrit dans WealthY	Si la personne est un prospect	Conversion appliquée
Notes export: Note ID	`crm_import_links.external_id`	idem	the source id, so a repeat import matches instead of duplicating
Notes export: ClientID / Contact Name	`advisor_notes.client_id`	`prospect_notes.prospect_id`	the linked contact; a note on somebody who becomes a prospect lands on prospect_notes.prospect_id
Notes export: Note / Body	`advisor_notes.content`	`prospect_notes.content`	as written, HTML stripped to text
Notes export: Date / Note Date	`advisor_notes.created_at`	`prospect_notes.created_at`	the original date, so history stays in order
Notes export: Created By / Author	`advisor_notes.source_author`	`prospect_notes.source_author`	the author name or email as written
Notes export: Category / Subject	`advisor_notes.content`	`prospect_notes.content`	prepended as the first line of the note

Tâches (8)

Champ dans la source	Atterrit dans WealthY	Conversion appliquée
Activities export: Activity ID	`crm_import_links.external_id`	the source id
Activities export: ClientID / Contact Name	`advisor_tasks.client_id`	the linked contact, or advisor_tasks.prospect_id
Activities export: Subject	`advisor_tasks.title`	as written
Activities export: Description / Notes	`advisor_tasks.description`	as written
Activities export: Start Date	`advisor_tasks.due_date`	to YYYY-MM-DD
Activities export: Completed / Status	`advisor_tasks.status + completed_at`	completed when the source says so, else pending
Activities export: Priority	`advisor_tasks.priority`	low / medium / high / urgent; medium when unrecognized
Activities export: Assigned To	`advisor_tasks.advisor_id`	the owner mapped to an advisor, else the importing owner

Activités (appels, réunions, courriels) (2)

Champ dans la source	Atterrit dans WealthY	Conversion appliquée
Activities export: Type / Activity Type	`contact_log.contact_type`	a completed past activity lands in history as call / meeting / email / other; an open one becomes a task
Activities export: End Date	`contact_log.duration_minutes`	minutes between start and end when both are present

Propriétaire du dossier (1)

Champ dans la source	Atterrit dans WealthY	Si la personne est un prospect	Conversion appliquée
Servicing Advisor	`clients.advisor_id`	`prospects.advisor_id`	matched to an advisor by name or email; unmatched fall back to the advisor you pick

Non importé, et pourquoi

Champ dans la source	Pourquoi
Tax ID / SSN / SIN	Government ID numbers never travel in an import. They arrive through the document path, masked to the last four.
Driver's License	Same rule.
Account numbers in the Accounts export	Accounts come from the custodian feed or the accounts CSV on the Data tab, where numbers are masked to the last four.
Workflows, Seminars, Opportunities exports	Not part of the contacts, notes and activities set this import reads. Opportunities can come across as a spreadsheet of deals later.
Attachments and documents	Drop them on the Data tab's document step; they are matched to the client by name.

Après l'importation

Vérifiez une dizaine de ménages dans Contacts.
Les documents de Redtail Imaging : téléchargez-les et utilisez l'étape des documents de la page Données ; chaque fichier est jumelé à son client pour que vous confirmiez.
Les courriels archivés dans Redtail ne sont pas copiés. Connectez la boîte courriel de chaque conseiller et WealthY lit l'historique dans la boîte elle-même.
Les flux de travail ne sont pas copiés. Rebâtissez ceux que vous utilisez encore comme modèles de processus sous Tâches.
Poursuivez avec Premiers pas pour le propriétaire de firme.