Tâches et modèles de processus
Une seule liste de ce que vous devez faire et de ce que vous attendez : tâches tirées des courriels, tâches confiées à un collègue, tâches qui se répètent, processus entiers en un clic, et tâches pour le client.
Tâches et rappels, dans la barre latérale, est une seule liste : les tâches qui sont à vous et celles qu'un collègue vous a confiées, chaque ligne disant laquelle. En retard d'abord, puis aujourd'hui, puis plus tard.
Ajouter une tâche
- Ajout rapide : tapez dans le champ en haut de la liste et appuyez sur Entrée. Elle est classée pour aujourd'hui.
- Nouvelle tâche : un titre, une personne, une échéance, une priorité, un type et, au besoin, une file.
- Depuis un courriel : Convertir en tâche dans la Boîte. Le courriel suit la tâche : la personne qui s'en charge peut le lire sans accès à votre boîte.
- Depuis une rencontre : le suivi transforme vos actions à faire en tâches.
- D'elles-mêmes : quand un courriel que vous envoyez promet de revenir à quelqu'un, une tâche de suivi apparaît, due trois jours ouvrables plus tard. Pour l'instant, seules les formulations anglaises sont reconnues (« I'll get back to you »). Quand vous répondez à quelqu'un, une tâche ouverte du genre « répondre à cette personne » se ferme toute seule.
Types et actions
Les tâches ont un type, comme appel, courriel, demande de rencontre, retrait, dépôt, transfert ou ouverture de compte, et la liste se filtre par type. Une tâche née d'un courriel porte son action en bouton sur la ligne : ouvrir le bon formulaire de demande déjà rempli, rédiger la réponse, ou aller là où se fait le travail.
Confier le travail
Assigner à donne une tâche, et le courriel qui l'accompagne, à un collègue : un conseiller, le propriétaire de la firme, un admin de soutien ou un poste de ventes. La personne reçoit une alerte ; vous gardez le client. Le courriel quitte votre boîte et est classé dans Archives, avec Remettre le courriel juste après si vous changez d'idée.
Tâches qui se répètent
Réglez Répétition sur chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre ou chaque année dans l'éditeur de la ligne. La suivante est créée au moment où vous terminez celle-ci. Une tâche due le 31 qui se répète chaque mois tombe le dernier jour des mois plus courts.
Files et traitement d'une liste
Donnez aux tâches un nom de file (« Suivis firmes américaines ») et les files s'affichent en pastilles en haut. Démarrer 12 tâches parcourt ce que la liste montre à ce moment, une à la fois : Terminer, Passer ou Reporter à demain, avec un compteur. Échap pour quitter ; votre progression est déjà enregistrée.
Sélectionnez plusieurs lignes pour les marquer terminées d'un coup (avec Annuler) ou les supprimer.
Modèles de processus
Un modèle, c'est un processus entier : chaque étape avec son type, la personne qui la fait et le nombre de jours après l'étape précédente.
- Modèles dans la barre d'outils des tâches : choisissez un modèle, un client ou un prospect, une date de début, puis Appliquer. La première étape arrive dans la liste de la bonne personne, avec son échéance ; chaque étape suivante arrive quand la précédente est terminée (ou annulée), due le nombre de jours prévu plus tard. Une étape cochée En parallèle arrive tout de suite avec la première. La fiche du client montre où en est le processus.
- Appliquer deux fois le même modèle est permis ; WealthY vous dit quand il a été appliqué la dernière fois et combien d'étapes sont encore ouvertes.
- Qui fait une étape : le conseiller du client, la personne qui l'a appliqué, le propriétaire de la firme, ou une personne nommée. Si cette personne n'est pas à la firme, l'étape reste chez vous, et on vous le dit.
Le propriétaire de la firme gère les modèles dans Opérations > Modèles de tâches. Ajouter la bibliothèque de départ ajoute six processus courants dans la langue de la firme : accueil d'un nouveau client, révision annuelle, transfert entrant, suivi d'ouverture de compte, décès d'un client, passage de prospect à client. Modifiez-les, dupliquez-les ou écrivez les vôtres. Les délais sont en jours civils ; les fins de semaine comptent.
Tâches pour le client
Dans une nouvelle tâche, choisissez un client et cochez À faire par le client. Elle arrive dans la liste À faire de son portail avec l'échéance. Il la coche ; vous la voyez terminée, affichée « Chez » le client dans votre propre liste. Ce que le client a accepté de faire pendant une rencontre y arrive aussi quand vous ouvrez le suivi.