Passer d'un chiffrier à WealthY
Faites entrer dans WealthY un livre d'affaires qui vit dans Excel ou dans un CSV, avec vos propres colonnes ou le gabarit, chaque colonne affichée avant d'être écrite.
Un livre d'affaires dans un chiffrier entre avec un seul fichier. WealthY vous donne un gabarit, mais rien ne vous oblige à l'utiliser : n'importe quel CSV ou classeur Excel avec une ligne d'en-têtes fonctionne, et chaque colonne est affichée avec le champ où elle atterrit avant qu'une seule ligne soit écrite. C'est aussi le chemin pour un CRM qui n'est ni Wealthbox ni Redtail : exportez ses contacts et déposez le fichier.
Ce qu'il vous faut
- Votre chiffrier en CSV ou en .xlsx. Les classeurs Excel sont lus directement ; la première feuille qui a une ligne d'en-têtes est utilisée.
- Au minimum une colonne courriel et un nom (nom complet, ou prénom et nom). Tout le reste est facultatif.
- Un accès WealthY de propriétaire de firme.
Le gabarit
Sous Opérations > Données, téléchargez le gabarit d'intégration. Sa ligne d'en-têtes est l'ensemble complet des colonnes que WealthY comprend ; collez vos données sous les bons titres et l'étape de correspondance disparaît.
Vous pouvez aussi garder vos propres titres. La reconnaissance ignore la casse, les espaces, les traits de soulignement et la ponctuation : « Prénom », « prenom » et « PRENOM » sont la même colonne.
Importer
- Ouvrez Opérations > Données, choisissez Chiffrier et déposez le fichier. Pendant l'inscription en libre-service, c'est l'écran 3, Importer vos données.
- Révisez chaque colonne. Chacune est dans l'un de trois états, et vous pouvez changer n'importe lequel :
- Associée à un champ WealthY. La cible est imprimée à côté de la colonne, sur vos propres données.
- Propriétaire. Une colonne comme « Conseiller » ou « Responsable » nomme le conseiller à qui chaque ligne appartient. Associez-la, et chaque personne importée arrive avec le bon conseiller. Les lignes dont WealthY ne reconnaît pas le propriétaire reçoivent le conseiller que vous choisissez, vous par défaut. Aucune importation ne laisse un client sans conseiller.
- Gardée comme note. Une colonne pour laquelle WealthY n'a pas de champ est reportée dans une note d'importation datée sur le dossier, jamais perdue. Cliquez Suggérer des correspondances pour que l'IA propose un champ ; seuls vos titres de colonnes sont envoyés, jamais une ligne.
- Marquez chaque personne client ou prospect. Une colonne qui le dit dans votre fichier (« Type », « Statut ») sert à préremplir le choix.
- Validez. L'importation écrit par petits lots et reprend si l'onglet se ferme. Annuler retire exactement ce que le lot a créé.
Une colonne qui contient l'identifiant de dossier de votre ancien système peut être associée comme identifiant source : importer deux fois le même fichier retrouve les dossiers au lieu de les dédoubler.
Carte des champs et ce qui n'est pas importé
Chaque colonne que le gabarit définit, où elle atterrit quand la personne est un client et quand elle est un prospect, et la conversion appliquée. Puis ce qui n'est volontairement pas importé, et pourquoi.
Export contacts from any CRM, Excel or Google Sheets as CSV, or fill the onboarding template. Columns are matched by name; anything unrecognized can be mapped by hand or by the AI assist, which sees header names only.
Champs du contact (36)
| Champ dans la source | Atterrit dans WealthY | Si la personne est un prospect | Conversion appliquée |
|---|---|---|---|
| first_name (First Name, Given name) | clients.first_name | prospects.full_name (first part) | trimmed |
| last_name (Last Name, Surname) | clients.last_name | prospects.full_name (last part) | trimmed |
| full_name (Name, Client name) | clients.full_name | prospects.full_name | first + last when the source has no single name |
| salutation (Prefix) | gardé comme note au dossier | idem | as written |
| nickname (Preferred name) | gardé comme note au dossier | idem | as written |
| gender | gardé comme note au dossier | idem | as written |
| dob (Date of birth, Birthday) | clients.date_of_birth | gardé comme note au dossier | any common date format to YYYY-MM-DD |
| marital_status | gardé comme note au dossier | idem | as written |
| spouse_name (Spouse, Partner) | gardé comme note au dossier | idem | as written |
| email (Email address, Primary email) | clients.email | prospects.email | lowercased and trimmed; the primary address when the source has several |
| secondary_email (Email 2, Work email) | gardé comme note au dossier | idem | first additional address |
| phone (Phone number, Home phone, Work phone) | clients.phone | prospects.phone | as written; the primary number when the source has several |
| mobile_phone (Mobile, Cell) | clients.phone when phone is blank, else note | prospects.phone when phone is blank, else note | as written |
| preferred_language (Language) | clients.preferred_language | gardé comme note au dossier | English/French/en/fr to en or fr |
| address (Street, Address line 1) | clients.address | prospects.address_line1 | line 1; clients.address is the one-line address: line 1, line 2, postal code |
| address2 (Unit, Suite, Address line 2) | clients.address | prospects.address_line2 | line 2 appended |
| city | clients.city | prospects.city | trimmed |
| province (State, Region) | clients.province | prospects.province | as written (ON, Ontario, NY all kept) |
| postal_code (Zip) | clients.address | prospects.postal_code | appended to the one-line address |
| country | gardé comme note au dossier | prospects.country | as written; CA when blank for prospects |
| employment_status | gardé comme note au dossier | idem | as written |
| employer (Company) | gardé comme note au dossier | prospects.company_name | as written |
| job_title (Title, Occupation) | gardé comme note au dossier | prospects.title | as written |
| industry (Sector) | gardé comme note au dossier | prospects.industry | as written |
| contact_type (Lifecycle stage, Stage, Type, Status) | clients.lifecycle_stage | gardé comme note au dossier | decides client or prospect by the stage rule; stored as written |
| lead_status | gardé comme note au dossier | idem | as written |
| contact_source (Source, Lead source) | firm_custom_fields + client_custom_field_values ("Contact source") | prospects.source | as written |
| referred_by (Referrer) | clients.referred_by_name | prospects.referred_by_name | as written |
| tags (Labels, Categories) | firm_custom_fields + client_custom_field_values ("Tags") | prospects.tags | comma or semicolon list; prospects get an array |
| household_name (Household, Family) | households.name + clients.household_id | prospects.household | one household per distinct name or source household id |
| email_opt_out (Unsubscribed, Do not email) | clients.casl_unsubscribed_at | prospects.casl_unsubscribed_at | true/yes/unsubscribed sets the unsubscribe timestamp |
| notes (Comments, Memo, Background) | advisor_notes.content | prospect_notes.content | one note, dated at import |
| annual_income_band (Income) | gardé comme note au dossier | idem | as written |
| liquid_assets_band (Assets, Net worth, Investable assets) | gardé comme note au dossier | prospects.estimated_aum when numeric | digits kept when it parses as a number |
| account_types (Accounts) | gardé comme note au dossier | idem | as written |
| any other column | gardé comme note au dossier | idem | kept as "Column: value" in one import note per contact; the AI mapping assist can map it to a column instead (header names only are sent, never values) |
Propriétaire du dossier (1)
| Champ dans la source | Atterrit dans WealthY | Si la personne est un prospect | Conversion appliquée |
|---|---|---|---|
| Contact owner / Owner / Advisor (any column mapped to owner) | clients.advisor_id | prospects.advisor_id | matched to an advisor by email or name; unmatched owners fall back to the advisor the importing owner picks |
Non importé, et pourquoi
| Champ dans la source | Pourquoi |
|---|---|
| SIN / SSN / tax id columns | Government ID numbers never travel in a contact import. They arrive through the document path, masked to the last four. |
| Bank account numbers | Same rule. A void cheque upload captures them, masked. |
| Record IDs, association IDs, sync metadata from the old CRM | Plumbing of the source system. Classified as CRM internal and listed on the review screen; still copied into the import note so nothing is lost. |
Les colonnes à laisser de côté
- Numéros d'assurance sociale, numéros de passeport ou de permis, numéros de compte bancaire. Ne les mettez jamais dans un chiffrier. Ils sont saisis plus tard, dans les formulaires du client, et conservés par leurs quatre derniers chiffres seulement. Un relevé, une pièce d'identité ou un chèque annulé peut être déposé comme document à la place ; WealthY le lit et masque lui-même le numéro.
- Mots de passe ou identifiants du portail. WealthY invite chaque client par courriel ; il choisit son propre mot de passe.
Si le fichier contient aussi des comptes
Les placements et les soldes ne sont pas des données de contact. Si votre feuille a une section de comptes, séparez-la dans son propre fichier et importez-la d'abord comme Comptes sur la même page Données. Les contacts dont le courriel correspond à un compte importé arrivent marqués comme clients actuels.
Après l'importation
- Vérifiez quelques ménages dans Contacts.
- Poursuivez avec Premiers pas pour le propriétaire de firme.