Questionnaires

Demandez n'importe quoi à un client avant une rencontre ou une révision, dans ses mots, et acceptez les réponses sur le dossier une ligne à la fois.

Un questionnaire est une liste enregistrée de questions qui appartient à la firme. Un conseiller l'envoie à un client depuis le dossier ; le client répond sur un lien privé, sur son téléphone ; les réponses reviennent à côté de ce qui est déjà au dossier, et le conseiller coche celles à garder. Rien n'atterrit au dossier sans une coche.

En bâtir un

Opérations > Questionnaires pour le propriétaire de firme, ou En bâtir un depuis la fenêtre d'envoi de n'importe quel dossier client. Quatre points de départ, pour que personne ne fasse face à une page blanche :

• Un questionnaire prêt : Bilan annuel, Confirmer vos renseignements, Révision du risque et des objectifs, Accueil d'un nouveau client.
• Vos questions KYC : reprenez une section entière, chaque question déjà pointée vers le champ d'où elle vient.
• Un PDF que vous utilisez déjà : un PDF à remplir est lu pour ses noms de champs, qui deviennent des questions, associées aux champs du dossier quand les noms concordent.
• Vide.

Une question, c'est un libellé en français et en anglais, un type de réponse, si elle doit être répondue, et Poser la réponse sur : le champ du client où la réponse pourra être acceptée, ou Nulle part, garder comme note. Les sections regroupent les questions. Aperçu montre exactement ce que le client voit. Un questionnaire peut être dupliqué ou désactivé ; les désactivés restent pour l'historique.

En envoyer un

1. Ouvrez le dossier client, Plan et KYC > KYC. La carte Questionnaires s'y trouve, avec chaque envoi jusqu'ici et où il en est.
2. Envoyer un questionnaire, choisissez-en un. Envoyer le lien par courriel maintenant est activé quand le client a un courriel ; désactivez-le pour copier le lien et l'envoyer à votre façon.
3. Envoyer à ce client. Le courriel part sur le papier en-tête de la firme avec votre adresse en réponse. Les questions sont figées telles que posées : une modification ultérieure du questionnaire ne change jamais ce que ce client a reçu.

La carte montre chaque envoi comme Envoyé, Ouvert, Répondu ou Accepté, avec le nombre de réponses données jusqu'ici, Envoyer de nouveau et Copier le lien.

Ce que voit le client

• Un lien privé, sans connexion, aux couleurs de la firme. Le même questionnaire apparaît aussi dans son À faire du portail ; il peut commencer sur son téléphone depuis le courriel et finir dans le portail sans perdre une réponse.
• Chaque question s'affiche avec le même contrôle que le produit utilise partout : un sélecteur de date, une case en dollars, une liste, une adresse.
• Les réponses s'enregistrent au fur et à mesure. Une question de type document accepte PDF, JPG ou PNG, 8 Mo maximum chacun.
• Envoyer mes réponses quand c'est fait. Les questions obligatoires sont vérifiées d'abord.

Accepter les réponses

Réviser les réponses sur la carte ouvre le tableau d'acceptation.

• Les lignes qui correspondent à ce qui est au dossier sont repliées sous n inchangées. Il n'y a rien à décider pour elles.
• Cochez les lignes à garder, puis Accepter la sélection. Seules les lignes cochées sont écrites, et le dossier indique qui a accepté quoi et quand.
• Aussi répondu liste les réponses qui n'ont pas de champ au dossier (une question en texte libre, une note). Elles sont gardées avec la réponse pour que rien de ce que le client a écrit ne disparaisse.
• Les pièces jointes sont listées et s'ouvrent sur place.

Chaque cible est revérifiée côté serveur avant qu'une valeur atteigne le dossier ; un questionnaire ne peut jamais écrire là où il ne devrait pas.

Ce à quoi les questionnaires ne servent pas

Un numéro d'assurance sociale ou un numéro de compte n'est jamais une question de questionnaire. Ceux-là sont tapés au moment où un formulaire est rempli, dans les Demandes, et jamais conservés.