Demandes et formulaires du courtier
Ouvertures de compte, transferts et mouvements d'argent, remplis sur les formulaires du courtier à partir de ce qui est déjà au dossier, signés depuis le portail, suivis jusqu'au gardien de valeurs.
Une demande, c'est une chose qu'un client veut faire : ouvrir un compte, faire entrer ou sortir de l'argent, transférer d'une autre institution, mettre en place des cotisations régulières, changer un bénéficiaire ou une adresse. WealthY pose les questions en mots simples, remplit les formulaires PDF du courtier à partir des réponses et de ce qui est déjà au dossier du client, recueille la signature, et suit le document jusqu'à ce que le gardien de valeurs le confirme.
Les types de demande
| Type | Ce qu'il produit |
|---|---|
| Ouverture de compte | La demande d'ouverture du courtier pour chaque type de compte (REER, CELI, CELIAPP, REEE, non enregistré, FERR, CRI et les annexes provinciales), plus la désignation de bénéficiaire quand le compte en prend une. |
| Transfert entrant | Le formulaire de transfert externe, à partir d'un relevé si on en a déposé un. |
| Dépôt, retrait | L'instruction de mouvement d'argent sur les coordonnées bancaires au dossier. |
| Cotisations régulières (PAC), retraits réguliers (PRA) | L'instruction récurrente et le formulaire bancaire. |
| Changement de bénéficiaire, changement d'adresse | Le formulaire correspondant du courtier. |
| Révision KYC | La mise à jour du dossier de connaissance du client, selon son propre calendrier. |
La firme choisit lesquels un client peut lancer lui-même, sous Opérations > Paramètres des demandes. Les conseillers peuvent tous les lancer.
En lancer une comme conseiller
- Demandes > Nouvelle demande, ou Nouveau sur un dossier client. Choisissez le client et le type.
- L'assistant est déjà rempli : nom, adresse, identité, emploi, coordonnées bancaires, depuis le dossier KYC. Vous complétez ce qui manque. Les champs venus du dossier le disent.
- Choisissez le compte visé. Un mouvement d'argent ne peut nommer qu'un compte que le client détient vraiment, et un retrait va au compte bancaire au dossier.
- Préparer pour le client, ou soumettez vous-même. Les demandes préparées apparaissent dans la liste À faire du client avec une date et un bouton Réviser et signer.
Ce que fait le client
Il ouvre la demande depuis son À faire ou depuis le courriel, lit le résumé en mots simples, vérifie les réponses et signe à l'écran. Plusieurs formulaires pour un même événement (une ouverture plus une désignation de bénéficiaire plus une instruction de financement) forment une seule enveloppe et une seule séance de signature.
Des rappels partent d'eux-mêmes vers un client qui n'a pas signé.
Réviser, envoyer, suivre
| État | Signification |
|---|---|
| Brouillon | En cours de remplissage. Rien n'est parti nulle part. |
| Soumise | Le client, ou vous, a terminé. |
| En révision | Quelque chose demande l'œil d'un conseiller avant de partir : la raison est affichée. Vous approuvez, ou vous la renvoyez au client pour correction avec une note. |
| Approuvée | Prête à partir au gardien de valeurs. |
| Envoyée au gardien de valeurs | Les formulaires signés sont partis par la voie que la firme a fixée pour ce type de demande. |
| En traitement | Le gardien de valeurs a confirmé la réception. |
| En attente du compte | Une instruction de financement retenue jusqu'à ce que le nouveau compte existe ; elle se libère d'elle-même. |
| Terminée, Refusée | Faite, ou refusée avec la raison au dossier. |
Chaque changement d'état figure dans l'historique de la demande, avec qui l'a fait et quand.
Les formulaires du courtier
- Les formulaires sont les PDF du courtier lui-même, tenus dans la Bibliothèque de formulaires par l'administrateur du courtier, une ligne par formulaire et type de compte, avec les positions de signature marquées sur la page.
- WealthY les remplit à partir de la demande, du dossier KYC, du compte et du code de représentant du conseiller. Rien n'est retapé.
- Un numéro d'assurance sociale est tapé au moment du remplissage, écrit dans le PDF, et jamais conservé au dossier ni dans un journal. Seuls les quatre derniers chiffres sont gardés.
- Quand un document est déposé (un relevé, un chèque annulé, une pièce d'identité), WealthY le lit et préremplit à partir de lui, en masquant les numéros de compte sauf les quatre derniers chiffres.
Où vont les choses
La firme fixe, par type de demande, où les formulaires signés sont livrés, sous Paramètres > Acheminement au gardien de valeurs. Le flux quotidien du gardien de valeurs boucle la boucle : quand le compte ou l'opération apparaît dans le flux, la demande avance d'elle-même.
Pour le propriétaire de firme
- Opérations > Toutes les demandes montre chaque demande de la firme, filtrable par conseiller, type et état.
- Opérations > Paramètres des demandes décide quels types les clients peuvent lancer.
- Le rapport de conformité sous Opérations rassemble en un document le registre des demandes, les signatures et l'état KYC pour une période.