Passer de Wealthbox à WealthY
Comment un livre d'affaires Wealthbox entre dans WealthY avec un seul jeton d'API, champ par champ, et ce qui reste derrière.
WealthY lit votre livre d'affaires directement dans l'API de Wealthbox : contacts, ménages, notes, tâches, événements et occasions. Vous collez un jeton, vous révisez chaque champ avant qu'une seule ligne soit écrite, et toute l'importation peut être annulée en un clic. L'importation n'écrit jamais dans Wealthbox. Si vous préférez garder Wealthbox, la synchronisation horaire est une connexion distincte qui, elle, y écrit et garde contacts, notes et tâches à jour dans les deux sens ; voir Intégrations.
Ce qu'il vous faut
- Un accès Wealthbox. N'importe quel utilisateur peut créer un jeton d'accès personnel à l'API sous Settings > API Access dans Wealthbox.
- Un accès WealthY de propriétaire de firme. L'importation se fait du côté de la firme pour que les clients de tous les conseillers arrivent au même endroit.
- Une demi-heure environ pour un livre de quelques centaines de ménages. Wealthbox accepte à peu près une requête par seconde : un très gros livre est plus long à lire, pas plus long à réviser.
Comment le livre quitte Wealthbox
- Dans WealthY, ouvrez Opérations > Données et choisissez Wealthbox. Pendant l'inscription en libre-service, c'est l'écran 3, Importer vos données.
- Collez le jeton. Le serveur de WealthY s'en sert une fois pour lire votre livre, puis l'oublie : le jeton n'est jamais conservé, jamais réaffiché, jamais réutilisé après l'importation.
- La lecture ramène les contacts (personnes, ménages, organisations et fiducies), les notes avec leur auteur et leur date, les tâches, les événements, les occasions, vos utilisateurs et vos étiquettes.
Réviser avant d'écrire quoi que ce soit
L'écran de révision montre votre livre tel que WealthY l'a compris, avec le champ WealthY imprimé à côté de chaque champ source sur les premières lignes : vous voyez la correspondance sur vos propres données, pas dans un tableau abstrait.
- Chaque personne est marquée client ou prospect d'après le type de contact de Wealthbox. Changez n'importe quelle ligne. Les clients obtiennent un dossier client ; les prospects vont au pipeline sans identifiant de connexion.
- Chaque dossier reçoit un conseiller : le propriétaire Wealthbox quand WealthY peut l'associer à l'un de vos conseillers, sinon le conseiller que vous choisissez sur cet écran, vous par défaut. Aucune importation ne laisse un client sans conseiller.
- Les champs pour lesquels WealthY n'a pas de colonne ne sont pas perdus. Ils sont gardés dans une note d'importation datée sur le dossier, une par contact, pour que rien de ce que vous aviez tapé dans Wealthbox ne disparaisse.
- Les doublons sont vérifiés contre ce que votre firme possède déjà, d'abord par l'identifiant Wealthbox, puis par courriel et téléphone. Une deuxième importation retrouve les dossiers au lieu de les dédoubler.
Valider, reprendre, annuler
- L'importation écrit par petits lots et note où elle est rendue. Si l'onglet se ferme en cours de route, rouvrez la page et elle reprend ; elle ne laisse jamais un demi-livre sans trace.
- Tout ce que l'importation a créé est lié à un seul lot. Annuler supprime exactement ce que ce lot a créé, et rien d'autre.
- Personne ne reçoit d'accès au portail par une importation. Vous invitez vos clients quand vous êtes prêt, depuis Personnes ou depuis le dossier.
Carte des champs et ce qui n'est pas importé
Chaque champ Wealthbox que WealthY lit, où il atterrit quand la personne est un client et quand elle est un prospect, et la conversion appliquée. Puis la courte liste de ce qui n'est volontairement pas importé, et pourquoi.
Paste a personal API access token (Wealthbox, Settings, API Access). The token stays in your browser for the length of the pull, is used by our server to read contacts, households, notes, tasks, events and opportunities page by page, and is never stored.
Champs du contact (80)
| Champ dans la source | Atterrit dans WealthY | Si la personne est un prospect | Conversion appliquée |
|---|---|---|---|
| id | crm_import_links.external_id | idem | the Wealthbox contact id, so a repeat import matches instead of duplicating |
| prefix | gardé comme note au dossier | idem | as written |
| first_name | clients.first_name | prospects.full_name (first part) | trimmed |
| middle_name | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| last_name | clients.last_name | prospects.full_name (last part) | trimmed |
| suffix | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| nickname | gardé comme note au dossier | idem | as written |
| job_title | gardé comme note au dossier | prospects.title | as written |
| company_name | gardé comme note au dossier | prospects.company_name | as written |
| twitter_name | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| linkedin_url | gardé comme note au dossier | prospects.linkedin_url | as written |
| background_information | advisor_notes.content | prospect_notes.content | becomes a note titled Background |
| birth_date | clients.date_of_birth | gardé comme note au dossier | YYYY-MM-DD as Wealthbox stores it |
| anniversary | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| client_since | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| date_of_death | gardé comme note au dossier | idem | kept as a note; the review screen flags the record |
| referred_by | clients.referred_by_name | prospects.referred_by_name | a contact id is resolved to that contact's name; an object yields its name; a plain name is kept as written |
| type | import record type | idem | Person, Household, Organization, Trust. Households become households; the rest become people records |
| gender | gardé comme note au dossier | idem | as written |
| contact_source | firm_custom_fields + client_custom_field_values ("Contact source") | prospects.source | as written |
| contact_type | clients.lifecycle_stage | gardé comme note au dossier | Client, Past Client, Prospect, Vendor and your own values; Client-like values become clients by the stage rule |
| status | gardé comme note au dossier | idem | Active / Inactive, kept as a note |
| marital_status | gardé comme note au dossier | idem | as written |
| attorney | gardé comme note au dossier | idem | professional contacts are kept together in the note |
| cpa | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| doctor | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| insurance | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| business_manager | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| family_officer | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| assistant | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| other | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| trusted_contact | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| important_information | advisor_notes.content | prospect_notes.content | becomes a note titled Important information |
| personal_interests | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| investment_objective | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| time_horizon | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| risk_tolerance | clients.risk_profile | gardé comme note au dossier | as written |
| mutual_fund_experience | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| stocks_and_bonds_experience | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| partnerships_experience | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| other_investing_experience | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| gross_annual_income | gardé comme note au dossier | idem | as written |
| assets | gardé comme note au dossier | prospects.estimated_aum when numeric | digits kept when it parses as a number |
| non_liquid_assets | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| liabilities | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| adjusted_gross_income | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| estimated_taxes | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| confirmed_by_tax_return | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| tax_year | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| tax_bracket | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| birth_place | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| maiden_name | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| retirement_date | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| signed_fee_agreement_date | gardé comme note au dossier | idem | compliance dates stay with the record as a note |
| signed_ips_agreement_date | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| signed_fp_agreement_date | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| last_adv_offering_date | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| initial_crs_offering_date | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| last_crs_offering_date | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| last_privacy_offering_date | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| external_unique_id | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| occupation.name | gardé comme note au dossier | prospects.title | used when job_title is blank |
| occupation.start_date | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| email_addresses[] (principal) | clients.email | prospects.email | the principal address; Home before Work when none is principal |
| email_addresses[] (others) | gardé comme note au dossier | idem | first extra address; the rest are kept in the note |
| phone_numbers[] (principal) | clients.phone | prospects.phone | the principal number |
| phone_numbers[] (kind Mobile) | clients.phone when phone is blank, else note | prospects.phone when phone is blank, else note | the Mobile number when it is not the principal |
| phone_numbers[] (others) | gardé comme note au dossier | idem | every other number kept as "Kind: number" |
| street_addresses[] (principal).street_line_1 | clients.address | prospects.address_line1 | line 1; clients.address is the one-line address: line 1, line 2, postal code |
| street_addresses[] (principal).street_line_2 | clients.address | prospects.address_line2 | line 2 appended |
| street_addresses[] (principal).city | clients.city | prospects.city | trimmed |
| street_addresses[] (principal).state | clients.province | prospects.province | as written (ON, Ontario, NY all kept) |
| street_addresses[] (principal).zip_code | clients.address | prospects.postal_code | appended to the one-line address |
| street_addresses[] (principal).country | gardé comme note au dossier | prospects.country | as written; CA when blank for prospects |
| street_addresses[] (others) | gardé comme note au dossier | idem | every other address kept as one line in the note |
| websites[] | gardé comme note au dossier | idem | kept as written in the import note |
| tags[].name | firm_custom_fields + client_custom_field_values ("Tags") | prospects.tags | tag names joined with commas; the tag list itself is read from /v1/categories/tags |
| custom_fields[] (name, value) | firm_custom_fields + client_custom_field_values | firm_custom_fields + prospect_custom_field_values | one firm custom field per distinct name, created on first use; the value as written |
| contact_roles[] | gardé comme note au dossier | idem | kept as "Role: name" in the note |
| created_at | clients.created_at | prospects.created_at | the original date, so the book does not look brand new |
Ménages (4)
| Champ dans la source | Atterrit dans WealthY | Conversion appliquée |
|---|---|---|
| household.id | households.external_id | one household per Wealthbox household id |
| household.name | households.name | as written |
| household.title | note on the member | Head, Spouse, Dependent kept as a note; the Head becomes households.primary_client_id |
| household.members[] | clients.household_id | every member client joins the household; member prospects carry the name in prospects.household |
Notes (6)
| Champ dans la source | Atterrit dans WealthY | Si la personne est un prospect | Conversion appliquée |
|---|---|---|---|
| notes[].id | crm_import_links.external_id | idem | the source id, so a repeat import matches instead of duplicating |
| notes[].linked_to[] (type Contact) | advisor_notes.client_id | prospect_notes.prospect_id | the linked contact; a note on somebody who becomes a prospect lands on prospect_notes.prospect_id |
| notes[].content | advisor_notes.content | prospect_notes.content | as written, HTML stripped to text |
| notes[].created_at | advisor_notes.created_at | prospect_notes.created_at | the original date, so history stays in order |
| notes[].creator (via /v1/users) | advisor_notes.source_author | prospect_notes.source_author | the author name or email as written |
| notes[].tags[].name | advisor_notes.content | prospect_notes.content | appended as "Tags: ..." on the note |
Tâches (9)
| Champ dans la source | Atterrit dans WealthY | Conversion appliquée |
|---|---|---|
| tasks[].id | crm_import_links.external_id | the source id |
| tasks[].linked_to[] (type Contact) | advisor_tasks.client_id | the linked contact, or advisor_tasks.prospect_id |
| tasks[].name | advisor_tasks.title | as written |
| tasks[].description | advisor_tasks.description | as written |
| tasks[].due_date | advisor_tasks.due_date | to YYYY-MM-DD |
| tasks[].complete | advisor_tasks.status + completed_at | completed when the source says so, else pending |
| tasks[].priority | advisor_tasks.priority | low / medium / high / urgent; medium when unrecognized |
| tasks[].assigned_to | advisor_tasks.advisor_id | the owner mapped to an advisor, else the importing owner |
| tasks[].category | advisor_tasks.description | a numeric category id is resolved through /v1/categories/task_categories and prepended as "Category: name" |
Activités (appels, réunions, courriels) (8)
| Champ dans la source | Atterrit dans WealthY | Conversion appliquée |
|---|---|---|
| events[].id | crm_import_links.external_id | the source id |
| events[].title | contact_log.subject | as written; a future, unfinished event becomes an advisor task instead |
| events[].starts_at | contact_log.contacted_at | the start time |
| events[].ends_at | contact_log.duration_minutes | minutes between start and end |
| events[].description + location | contact_log.notes | joined |
| events[].event_category | contact_log.contact_type | a numeric id is resolved through /v1/categories/event_categories; call / meeting / email / other by the name, meeting when unknown |
| events[].linked_to[] (type Contact) | contact_log.client_id | or contact_log.prospect_id |
| events[].state | skip rule | cancelled events are skipped and counted |
Affaires et occasions (10)
| Champ dans la source | Atterrit dans WealthY | Conversion appliquée |
|---|---|---|
| opportunities[].id | crm_import_links.external_id | the source id |
| opportunities[].name | deals.name | as written |
| opportunities[].description | deals.notes | as written |
| opportunities[].stage | deals.stage | a numeric id is resolved through /v1/categories/opportunity_stages, then mapped onto the pipeline by name; qualifying when unrecognized; the source name is kept in deals.notes |
| opportunities[].next_step | deals.notes | appended as "Next step: ..." |
| opportunities[].amounts[].amount | deals.value | the first amount |
| opportunities[].probability | deals.probability | 0 to 100 |
| opportunities[].target_close | deals.expected_close | the date part of the timestamp, YYYY-MM-DD |
| opportunities[].manager | deals.advisor_id | the owner mapped to an advisor |
| opportunities[].linked_to[] (type Contact) | deals.client_id | or deals.prospect_id |
Propriétaire du dossier (3)
| Champ dans la source | Atterrit dans WealthY | Si la personne est un prospect | Conversion appliquée |
|---|---|---|---|
| assigned_to | clients.advisor_id | prospects.advisor_id | the Wealthbox user id, resolved through /v1/users to an email, then to an advisor by email or name |
| users[].id, email, name | advisors.user_id | idem | each Wealthbox user is matched to an advisor by email, then by name; unmatched users fall back to the advisor you pick |
| users[].status | skip rule | idem | inactive and legacy users are still matched so their records land with the right advisor |
Non importé, et pourquoi
| Champ dans la source | Pourquoi |
|---|---|
| passport_number | Government ID numbers never travel in an import. They arrive through the document path, masked to the last four. |
| green_card_number | Same rule. |
| drivers_license (number, state, issued_date, expires_date) | Same rule. |
| image | Contact photos are not copied. The portal uses the client's own photo once they sign in. |
| creator, updated_at, visible_to | Wealthbox internals: who created the row in Wealthbox and who could see it there. The import note carries created_at only. |
| tasks[].repeats, tasks[].subtasks, tasks[].frame | Recurring task rules are not translated. The task itself lands once, with a note saying it repeated. |
| events[].invitees, events[].email_invitees, events[].repeats | Attendee lists and recurrence rules stay in the calendar you connect; the event lands as one history entry. |
| opportunities[].amounts[] beyond the first, amounts[].kind | deals.value is one number. Extra amounts are written into deals.notes. |
| Workflows, documents, email history | Not available through the Wealthbox API in a form that can be read without the firm's mailbox. Connect Gmail or Outlook to bring email history. |
Après l'importation
- Ouvrez Contacts et vérifiez une dizaine de ménages contre Wealthbox.
- Connectez la boîte courriel de chaque conseiller pour que l'historique des courriels vienne de la boîte elle-même ; voir Boîte de réception.
- Déposez les relevés, pièces d'identité et chèques annulés à l'étape des documents de la page Données ; chaque fichier est jumelé à son client pour que vous confirmiez.
- Poursuivez avec Premiers pas pour le propriétaire de firme.
Vous préférez un fichier ? Exportez les contacts de Wealthbox en CSV et suivez Passer d'un chiffrier à WealthY. L'écran de révision est le même ; le jeton apporte simplement plus de choses (notes, tâches, événements, affaires) en une seule passe.