KYC

Le dossier de connaissance du client derrière chaque compte et chaque demande, tenu à jour avec le client, et l'éditeur de la firme pour les questions qu'elle pose.

Dans WealthY, le KYC est un seul dossier par client, lu par tout le reste du produit : les formulaires du courtier, la vérification de convenance, la préparation des réunions, les questionnaires. Les questions sont dans le vocabulaire du gardien de valeurs, regroupées comme un client les lit, et la firme peut les reformuler, en retirer, les réordonner ou en ajouter depuis un seul écran.

Le dossier

Treize groupes, dans cet ordre :

• Renseignements personnels
• Adresse et coordonnées
• Vérification de l'identité
• Coordonnées bancaires (derniers chiffres seulement)
• Emploi et provenance des fonds
• Situation financière (tranches de revenu et d'actif)
• Profil de risque, le questionnaire qui produit la cote de risque
• Objectifs de placement et horizon
• Déclarations réglementaires (initié, autres comptes, personne politiquement exposée)
• Détermination de tiers
• Résidence fiscale (NCD et FATCA)
• Instructions de communication aux actionnaires
• Bénéficiaires et personne de confiance

Chaque champ sait d'où il vient : du client, du conseiller, d'un document, d'une importation. Le dossier affiche la date de la dernière confirmation et celle de la prochaine révision.

Où il se remplit

• Le conseiller : le dossier client, Plan et KYC > KYC. Modifiez n'importe quel groupe sur place. Le parcours Préparer et inviter d'un nouveau client passe par chaque groupe que les formulaires exigent, prérempli avec ce que vous savez.
• Le client : Confirmer vos renseignements dans son À faire, en mots simples sur son téléphone. Chaque groupe s'enregistre au fur et à mesure.
• Un questionnaire : une section KYC envoyée comme questionnaire revient sous forme de valeurs à accepter ligne par ligne. Voir Questionnaires.
• Une importation : un chiffrier ou une exportation de CRM préremplit les noms, les dates, l'adresse, l'emploi, les tranches de revenu et d'actif.

Ce que le dossier alimente

• Les formulaires : chaque formulaire du courtier est rempli à partir de lui. Voir Demandes.
• La convenance : les placements du client sont comparés à sa cote de risque et le résultat est énoncé comme un fait sur le dossier (alignés, plus de croissance que la cote ne le suggère, moins). Il vous demande de documenter votre raisonnement ; il ne recommande jamais.
• Le moment de la révision : quand une révision est due, le client apparaît dans la réponse « de qui la révision KYC est-elle due » de Demander à WealthY, dans la Santé de la pratique de l'Accueil du conseiller, et une demande de révision KYC peut être envoyée.
• La préparation : la section des mises à jour KYC et du plan dans chaque préparation de réunion.

Les questions de la firme

Opérations > Questions KYC. Un seul écran, chaque question que le produit pose, regroupée comme le client la voit.

Pour chaque question :

• Reformulez-la, en français et en anglais, et ajoutez un texte d'aide en dessous.
• Cessez de la poser, ou posez-la à nouveau.
• Rendez-la obligatoire ou facultative.
• Montez-la ou descendez-la dans son groupe.

Par groupe, Ajoutez une question à vous : texte court, texte long, nombre, date, courriel, téléphone, choisir une option, choisir plusieurs, oui ou non, montant en dollars, pourcentage. Elle est posée partout où les questions intégrées le sont, et sa réponse est conservée sur le dossier du client.

Il n'y a pas de bouton Enregistrer. Chaque changement s'enregistre de lui-même et la ligne le dit. Les conseillers et les clients voient le changement au prochain chargement de la page. L'onglet Aperçu montre exactement ce qu'ils voient maintenant.

Ce qui ne peut pas changer

Certaines questions portent un cadenas avec une ligne qui dit pourquoi : identité et adresse, occupation et provenance des fonds, les réponses de convenance, les déclarations que la firme doit garder au dossier, la résidence fiscale, les instructions de communication aux actionnaires. Une question verrouillée peut être reformulée, mais ni masquée ni rendue facultative. La règle s'applique à l'enregistrement et à la lecture, pas seulement à l'écran.

Les valeurs sensibles

• Les numéros d'assurance sociale sont saisis seulement au moment où un formulaire est rempli et ne sont jamais conservés ni journalisés. Le dossier garde les quatre derniers chiffres.
• Les numéros de compte bancaire sont gardés par leurs derniers chiffres. Les identifiants d'acheminement sont gardés en entier.
• Les pièces d'identité vivent dans un stockage privé, lisible seulement par le personnel de la firme et le conseiller assigné, chaque lecture étant journalisée.

La façon dont ces renseignements sont recueillis, utilisés et conservés est décrite dans la politique de confidentialité.